數字經濟浪潮下，建筑產業(yè)的數字化變革之門悄然開啟，龐雜的建設項目、繁復的財務管理、靈活多變的管理體系能否通過數字化管理方式變得更加便捷、清晰、精準、透明？近日，在由致遠互聯主辦的“智慧協(xié)同‘筑’力數字化轉型升級”暨中國首屆建筑行業(yè)協(xié)同管理峰會上，河南省工程咨詢中心分享了與致遠互聯合作的經驗，通過打造以項目為主線、“資金管控+利潤最大化”為核心的內部控制體系，加深數字化進程，向高績效組織轉型。
集政府社會建設工程項目投資咨詢、管理和發(fā)展規(guī)劃于一體的河南省工程咨詢中心，曾一度被信息化建設項目所困擾。其圍繞河南經濟社會發(fā)展以及城市建設中的全局性、綜合性、戰(zhàn)略性問題，面向各級政府和各類型企業(yè)提供規(guī)劃咨詢服務。大職能、寬領域、復雜的業(yè)務流程讓企業(yè)在管理層面面臨著多重考驗，加之企業(yè)決策亟需完善流程、監(jiān)測效果，外部環(huán)境也對企業(yè)資金管理提出了更高的要求，數字化轉型迫在眉睫。通過與致遠互聯合作，河南省工程咨詢中心在資金與項目管理上轉變了思路，從四大方面入手，以“流程控制”代替“經驗管理”使得相關環(huán)節(jié)變得準確而安全。
多重維度打造動態(tài)預算管控
因為河南省工程咨詢中心面向的客戶涵蓋企事業(yè)單位、政府機關，對于項目預算審核、管理的透明度和準確性有著較高要求。所以，致遠互聯結合組織項目管理辦法及財務收支管理辦法，在預算管理中設置了動態(tài)預算管控底表：自動創(chuàng)建年末費用結轉流程系統(tǒng)，除了上年結轉以外，其他表均由外部寫入；涵蓋業(yè)務部門全部的收支項目，可以結合不同業(yè)務配比，實現系統(tǒng)的動態(tài)管控。比如，2017年年底，某部門費用結余50萬，可以自動轉入2018年，如果新一年預算中設定，辦公費5%，交通費5%，差旅費8%，一旦超出標準，系統(tǒng)就會進行提示，極大程度增加了預算管理的便捷性和準確性。
而且針對河南省工程咨詢中心的業(yè)務特點，致遠互聯從三大費用類型出發(fā)設定了多重控制：日常費用等直接成本的報銷會經過企業(yè)財務報表管理中部門剩余直接成本預算、項目剩余預算、單項預算項目、合同四重控制。差旅費報銷會結合部門剩余直接成本預算、項目剩余預算、單項預算項目、合同、出差目的地和職務級別進行六重控制。而支付外部專家費用時，則結合部門剩余勞務成本預算及項目預算進行雙重控制。
項目合同管理數字化
立項初期，業(yè)務部門在承接項目時會在系統(tǒng)中錄入項目基本信息、項目的業(yè)主方、委托方和立項信息及項目成本預算等內容，并提報進入相關流程審批。流程結束后系統(tǒng)自動創(chuàng)建項目綜合信息臺賬。此后經歷合同審批、成果文件審批等環(huán)節(jié)針對項目合同進行數字化管理。
收入開票，自動判斷
項目執(zhí)行到一定階段，業(yè)務部門會根據項目執(zhí)行情況發(fā)起開票申請，合同尾款不等于0時即為預開票，并執(zhí)行預開票審批流程，如果沒有合同則不能申請開票。通過已收款金額，系統(tǒng)會自動判斷判斷是否預開票。并且開票信息要與客戶檔案實時關聯。
人事管理，智能管控
智能判斷與管控不僅體現在業(yè)務層面，還體現在人事管理方面。比如會議出差審批和休假控制。系統(tǒng)會根據工作年限設置不同員工的年度休假并控制總天數。請假申請一經發(fā)出，系統(tǒng)就會自動判斷當前休假情況。
總體來看，致遠互聯在河南省工程咨詢中心數字化轉型的道路上主要做到了以下幾點：根據河南省工程咨詢中心的實際需求，對業(yè)務關鍵的控制點進行分類管理，實現了資源有效配置；通過收支結構，建立費用支出管控規(guī)則，幫助河南省工程咨詢中心實現了財務與業(yè)務一體化；通過設計審批權限及審批程序，實現財權與事權的有效匹配；通過完善預算控制程序，實現以項目為核心的預算執(zhí)行全過程管控；通過會計核算規(guī)范+項目管理規(guī)范，實現對領導、業(yè)務部門的決策支持。
在未來，致遠互聯還將利用互聯網+、云計算、大數據等技術，基于協(xié)同平臺優(yōu)勢推出更多協(xié)同管理解決方案，助力更多企業(yè)開啟數字化之門。
